Política de tratamiento de datos personales

2.5. Definiciones

Los siguientes términos y/o definiciones contenidas en las Políticas de Tratamiento de Datos deberán entenderse en el sentido que a continuación se señala:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Usuario para llevar a cabo el Tratamiento. Puede ser escrito, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Usuario otorgó autorización.
  
• Autorizado: En el presente caso, es VCH TRAVEL y todas las personas bajo su responsabilidad, que en razón a la Autorización y conforme a esta Política se encuentra legitimado para tratar los Datos del Usuario.
  
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, en este caso VCH TRAVEL dirigida al Usuario, para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  
• Base de Datos: Es el conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
  
• Consulta: Solicitud del Usuario o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos.
  
• Dato Financiero: Dato personal que se relaciona al surgimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente del contrato que le dé origen. El tratamiento de estos datos se encuentra regulado por la Ley 1266 de 2008 y demás normas concordantes;
  
• Datos personales: Hace referencia a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
  
• Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Usuario o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. En lo relacionado a estos datos, VCH TRAVEL aclara desde ya que el Usuario tiene la facultad de suministrar o no este tipo de datos, cuando eventualmente, sean solicitados.
  
• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  
• Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Usuario del dato.
  
• Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al Usuario sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  
• Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  
• Reclamo: Solicitud del Usuario o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
  
• Usuario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  

2.6. Principios

Esta política se regirá conforme a las normas generales y especiales sobre la materia y para las actividades permitidas y establecidas por el ordenamiento jurídico colombiano.

Por ello, VCH TRAVEL dentro de las actividades comerciales que desarrolla, recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará distintas actividades sobre los Datos Personales del Usuario. No obstante, en todo el tratamiento tanto VCH TRAVEL como los responsables, encargados y/o terceros a quienes se le transfiera los Datos Personales deberán dar cumplimiento a las leyes, la presente Política e incluido los Principios que se disponen a continuación:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada por lo tanto debe sujetarse a lo dispuesto en las leyes.
  
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a la finalidad legítima dispuesta por VCH TRAVEL, la cual será informada al Usuario.
  
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  
• Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Usuario. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Usuario a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le interesan.
  
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de las leyes y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Usuario y/o por las personas previstas en las leyes. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Usuarios o terceros autorizados conforme a la presente ley;
  
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley.
  
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  

2.7. Tratamiento y Finalidades

La información recolectada sea de clientes, contratistas, proveedores y demás personas, y que sean tratados por VCH TRAVEL, deberán someterse estrictamente a las finalidades que se indican a continuación. El tratamiento podrá realizarlo VCH TRAVEL directamente o por intermedio de sus contratistas, consultores, asesores, proveedores y/o terceros encargados del tratamiento de datos personales, para que lleven a cabo cualquier operación o conjunto de operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, clasificación, transferencia y transmisión sobre la totalidad o parte de sus datos personales. Igualmente, los Datos recolectados serán objeto de tratamiento manual o automatizado e incorporado en las correspondientes bases de datos de VCH TRAVEL y conforme a las finalidades que se indican a continuación:

1. Prestación de servicios y en general el cumplimiento y desarrollo de la relación contractual establecida con VCH TRAVEL;
2. Cumplimiento de obligaciones comerciales, contractuales, tributarias y contables de VCH TRAVEL;  
3. Compartir los datos personales con representantes comerciales, operadores y/o proveedores de servicios, según sea requerido para el manejo y desarrollo de lo contratado y a fin de dar cumplimiento con los servicios ofrecidos por VCH TRAVEL;
4. La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos;
5. Contacto y envío de información sobre eventuales modificaciones o cambios en las condiciones de los servicios y/o productos adquiridos, así como para informar las nuevas alternativas;
6. Cumplir con procesos internos en temas de proveedores, contratistas, así como de desarrollo, administración, archivo y operativos;
7. Gestionar la información requerida para aspectos comerciales, corporativos, de fidelización de Usuarios, para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
8. Informar a los Usuarios y prospectos de Usuarios, sobre nuevos servicios o productos;
9. Elaborar estudios, investigaciones, análisis y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo;
10. Solicitar la valoración de la calidad de los servicios ofertados, así como encuestas de satisfacción;
11. Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus clientes y usuarios;
12. Realizar consultas en distintas bases de datos y fuentes autorizadas (como listas OFAC, ONU, entre otras) necesarias para el control y prevención de fraudes o delitos relacionados con el lavado de activos;
13. Efectuar consultas en bases de datos financieras y crediticias, incluyendo, pero no limitándose a Datacrédito y demás centrales de información autorizadas por la ley;
14. Dar contestación a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades en virtud de la ley aplicable a los datos personales;
15. Transmitir y/o transferir los datos personales a aerolíneas, establecimientos de alojamiento, operadores turísticos y/o demás proveedores del sector, cuando ello resulte necesario para la correcta prestación de los servicios adquiridos por el Usuario a través de VCH TRAVEL.
16. Realizar gestiones administrativas como la ejecución de procesos de facturación, cobro, atención al usuario, asistencia técnica y demás gestiones internas de VCH TRAVEL relacionadas con el desarrollo de su objeto social.
17. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, y que sean comunicadas a los Usuarios en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas.

En el marco de la organización y desarrollo de eventos corporativos, VCH TRAVEL podrá recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos personales de los asistentes, incluyendo imágenes, fotografías y/o grabaciones realizadas durante dichas actividades, con el fin de: A. Documentar y hacer registro audiovisual de los eventos realizados por la empresa, con fines de seguimiento, evaluación y archivo. B. Difundir, promocionar y comunicar los eventos organizados por la empresa a través de medios físicos, digitales y electrónicos, tales como redes sociales, página web institucional, boletines informativos, presentaciones corporativas y demás canales de comunicación propios o de terceros aliados. C. Promover los servicios y experiencias ofrecidas por la empresa.

Igualmente, con la aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, el Usuario autoriza para hacerle llegar por distintos medios y vías (incluyendo correo electrónico, SMS o mensajes de texto, WhatsApp, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y servicios que creemos pueden serle de interés.

Tipos de Datos Personales Tratados

En el desarrollo de su objeto social, VCH TRAVEL podrá recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir y/o transferir los siguientes tipos de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes:

1. Datos de identificación: incluyen, pero no se limitan a:

• Nombres y apellidos
• Tipo y número de documento de identidad
• Fecha y lugar de nacimiento
• Nacionalidad
• Imagen (fotografías, videos, grabaciones)
• Estado civil, cuando sea requerido para la prestación del servicio

2. Datos de contacto

• Dirección de residencia, comercial y/o profesional
• Número telefónico fijo y celular
• Correo electrónico personal, comercial y/o profesional
• Ciudad y país de residencia 

3. Datos sociodemográficos

• Edad
• Género
• Ocupación
• Nivel educativo
• Información familiar, cuando resulte necesaria para la contratación de servicios turísticos

4. Datos relacionados con la prestación de servicios turísticos

• Itinerarios de viaje
• Reservas aéreas, hoteleras y de transporte
• Preferencias de viaje
• Información de acompañantes
• Historial de compras
• Programas de fidelización
• Requerimientos especiales (alimentación, movilidad, asistencia médica durante el viaje, cuando aplique)

5. Datos financieros y comerciales

• Información bancaria
• Medios de pago
• Soportes de pago
• Facturación

6. Datos sensibles (cuando sea estrictamente necesario)

De conformidad con el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, VCH TRAVEL podrá tratar datos sensibles únicamente cuando:

• El Titular otorgue autorización expresa
• Sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular
• Se encuentre autorizado por la ley

Estos pueden incluir, de manera excepcional:

• Información relacionada con condiciones médicas necesarias para la prestación del servicio (alergias, movilidad reducida, requerimientos especiales)
• Información biométrica, cuando aplique.

7. Datos de menores de edad

VCH TRAVEL podrá tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes, garantizando en todo momento el respeto por su interés superior, y contando con la autorización previa, expresa e informada del representante legal.

2.8. Deberes del responsable del tratamiento

Serán deberes del responsable del tratamiento:

1. Garantizar al Usuario de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Informar en debida forma al Usuario de la información, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
3. Guardar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
5. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Usuario;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya entregado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada esté actualizada;
7. Validar y corregir la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Proveer al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Usuario;
10. Dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Comunicar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Usuario, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Usuario sobre el uso dado a sus datos;
14. Comunicar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Usuarios.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    

2.9. Deberes del Encargado del tratamiento

Por su parte, serán deberes del Encargado del tratamiento:

1. Garantizar al Usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Mantener la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar pertinentemente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
4. Actualizar la información suministrada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Usuarios en los términos señalados en la ley;
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Usuarios;
7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. Consentir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11. Comunicar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Usuarios;
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    

2.10. Derechos de los Usuarios

Por último, el Usuario tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar, corregir, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Exigir prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley;
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Dar fin a la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El Usuario de la información podrá ejercer sus derechos mediante la acreditación de la titularidad, con su documento de identificación. En el caso de los menores de edad, los mismos podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación correspondiente. Finalmente, podrán ejercer los derechos del Usuario los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del Usuario con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

2.11. Autorización para el tratamiento de datos

Salvo a los casos en los cuales la información es de naturaleza pública, el tratamiento de datos se realizará previa autorización del Usuario de la información y conforme a la normatividad vigente. En este orden de ideas, VCH TRAVEL ha diseñado un formato de autorización para el tratamiento de datos personales, el cual debe ser diligenciado por el Usuario de la información en el momento en el que entrega su información personal. En dicha autorización se explica el alcance y las finalidades del tratamiento de los datos personales, los derechos de los Usuario, y los canales de atención de los Usuarios que desean ejercer sus derechos. Esta autorización, se obtiene a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades presenciales o por medio de redes sociales, etc. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Usuario del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó autorización para el tratamiento de su información.

Ahora bien, en caso de que el Usuario entregue información de una persona distinta a sí misma, VCH TRAVEL entiende que el Usuario que entrega la información, cuenta con la autorización de dicha persona para suministrar los datos. Conforme a lo anterior, VCH TRAVEL NO asume la obligación de verificar la identidad del Usuario, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos entregados. Así las cosas, VCH TRAVEL NO se hace responsable por los eventuales daños o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran ser causados por la falta de veracidad de la información entregada.

En los eventos en que los Usuarios se encuentren acompañados de menores de edad o de personas consideradas con discapacidad, y en virtual de tal se dé la recolección de sus datos personales, siempre se solicitará la autorización a quien tenga la representación legal del menor o persona con discapacidad. Pero en el eventual caso, en el que quien entregue la información no sea el representante legal, el Usuario que entrega la información declara que cuenta con la autorización del representante legal correspondiente, y asume toda responsabilidad ante VCH TRAVEL por tal situación.

Los datos de los menores de edad se tratarán conforme lo dispone la legislación aplicable en la materia y de acuerdo con lo dispuesto en nuestra Política de Datos Personales. Se dará prioridad siempre al respeto de los derechos, interés superior y prevalente de los menores y personas en condición de discapacidad. En todo caso, el representante deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los menores de edad. Finalmente, se informa a los representantes, de la facultad que tienen de responder o no preguntas sobre datos de los menores de edad, así como entregar datos catalogados como sensibles.

2.12. Medidas de seguridad

VCH TRAVEL ha realizado las acciones correspondientes para tener unos estándares de seguridad y protección de los datos adecuados. Conforme a lo anterior, hemos instalado todos los medios y medidas técnicas a nuestro alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y sustracción ilegítima de los datos personales facilitados a la VCH TRAVEL. Sin embargo, debe saber que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables, por lo que en todo caso siempre existirá un riesgo inherente a los mismos.

2.13. Consulta y Reporte en Centrales de Información Crediticia

Cuando dentro de la relación contractual El Usuario autorice de manera previa, expresa e informada, el Responsable podrá:

1. Consultar, en cualquier momento, en Datacrédito, TransUnion o en cualquier otra central de información financiera, crediticia o de riesgo legalmente autorizada, toda información relevante relacionada con su historial crediticio, comportamiento financiero, capacidad de pago, así como cualquier otro dato necesario para evaluar la viabilidad de establecer o mantener una relación contractual, comercial o jurídica. Esta información también podrá ser utilizada para fines de análisis de riesgo, ofrecimiento de productos, campañas de mercadeo, actividades promocionales y de publicidad, en los términos permitidos por la ley.
2. Reportar, almacenar, procesar, actualizar y consultar en las centrales de información mencionadas los datos personales, financieros, crediticios, comerciales y de contacto del Usuario, relacionados con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones contractuales o legales, así como cualquier otro dato relevante que repose en registros públicos, bases de datos públicas o documentos oficiales.
3. El Usuario podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, actualización y supresión de la información reportada, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y demás normas aplicables. Asimismo, podrá solicitar a las entidades correspondientes la verificación de que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable, y en caso contrario, exigir la respectiva corrección o la inclusión de notas aclaratorias.
   

2.14. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto a los derechos prevalentes, por tanto, está prohibido su tratamiento salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Se realizará tratamiento de los datos de naturaleza pública que cumplan con los siguientes parámetros y/o requisitos:

1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

2.15. Notificaciones

Todas las notificaciones serán realizadas a través de los canales indicados a continuación:
Correo electrónico: info@vchtravel.com
Teléfono: (+57) 601 744 3434 Ext 141
Nuestra web: www.viajeschapinero.com
Dirección: CARRERA 15 88 64 OF 211 Bogotá

2.16. Transferencia y transmisión de datos

VCH TRAVEL podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga relación comercial que le provean de servicios necesarios para su debida operación y cumplimiento de los servicios brindados. En dichos supuestos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando VCH TRAVEL transmita los datos, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que indicará:

1. Alcances del tratamiento,
2. Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y,
3. Las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la Política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.

Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

1. Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
   

3. Transferencia de datos personales y relación entre Responsables (VCH TRAVEL – Avianca)

El presente capítulo tiene como finalidad informar de manera clara al Usuario cómo se comparten sus datos personales con terceros, y precisar los roles que asumen VCH TRAVEL y Aerovías Nacionales de Colombia S.A. – Avianca frente al tratamiento de datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias, las políticas aplicables y el contrato suscrito entre las empresas, en virtud del cual ambas actúan como Responsables independientes del tratamiento de datos personales.

3.1. VCH TRAVEL y Avianca actúan como Responsables independientes

Para la operación de los servicios de agencia de viajes y la gestión de productos aéreos, el Usuario conoce y acepta que:

1. VCH TRAVEL actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos que recolecta y trata en el marco de su relación comercial con el Usuario (p. ej., asesoría, gestión de reservas, atención de solicitudes, facturación, PQRS, comunicaciones comerciales, analítica y mejora del servicio, entre otros, según las finalidades informadas en esta Política).
2. Avianca actúa como Responsable independiente respecto de los datos que recibe y trata para la prestación, gestión y administración de sus servicios de transporte aéreo y finalidades asociadas bajo su propio marco de decisiones, avisos y política de privacidad.

En consecuencia, no existe subordinación ni tratamiento “por cuenta de” entre VCH TRAVEL y Avianca: cada uno determina de manera autónoma las finalidades y medios del tratamiento dentro de su ámbito.

3.2. Aclaración esencial: actualmente NO hay Encargados en esta relación

A la fecha, VCH TRAVEL no ha designado a Avianca como Encargado ni Avianca actúa como Encargado de VCH TRAVEL, ni VCH TRAVEL actúa como Encargado de Avianca. Por tanto, en la relación VCH TRAVEL – Avianca no hay “transmisión” en el sentido legal de Encargado, sino una TRANSFERENCIA entre dos Responsables independientes. Esto significa que Avianca no trata los datos por instrucciones de VCH TRAVEL, ni VCH TRAVEL trata los datos por instrucciones de Avianca.

3.3. Transferencia específica a Avianca (tercero Responsable independiente)

En desarrollo de las finalidades informadas al Usuario, VCH TRAVEL podrá transferir datos personales a la aerolínea que preste el servicio, incluyendo a:
Aerovías Nacionales de Colombia S.A. – Avianca
NIT: 890.100.577-6
Dirección: Calle 77B # 57-103
Teléfono: +57 (601) 587 7700
Correo de privacidad: habeasdata@avianca.com

Avianca podrá tratar los datos en calidad de Responsable independiente para las finalidades informadas al Usuario y aquellas propias de la prestación y administración del servicio de transporte aéreo, conforme a su Política de Privacidad, disponible en: https://www.avianca.com/es/informacion-legal/politica-privacidad/

3.4. Transferencias a otros terceros Responsables

Adicionalmente, VCH TRAVEL podrá transferir datos personales a socios comerciales, aerolíneas, filiales, subsidiarias, matrices o empresas aliadas, cuando ello sea necesario para:

• Cumplir las finalidades informadas en esta Política;
• Ejecutar la relación comercial y/o prestar los servicios solicitados;
• Adelantar procesos corporativos, estratégicos o transaccionales (p. ej. reorganizaciones, integraciones, adquisiciones), garantizando las salvaguardas requeridas.

En todos estos casos, dichos terceros actuarán como Responsables o Responsables independientes, según corresponda, y el tratamiento se realizará conforme a la normatividad aplicable.

3.5. Ejercicio de derechos del Usuario cuando existen Responsables independientes

Dado que VCH TRAVEL y Avianca son Responsables independientes, el Usuario puede ejercer sus derechos:

• Ante VCH TRAVEL, respecto de los datos tratados por VCH TRAVEL (consultas, reclamos, actualización, rectificación, supresión, revocatoria, prueba de autorización, etc.), por los canales definidos en esta Política.
• Ante Avianca, respecto de los datos tratados por Avianca como Responsable independiente, a través de los canales publicados por Avianca (por ejemplo, habeasdata@avianca.com) y según su Política de Privacidad.
  

3.6. Seguridad y cumplimiento

VCH TRAVEL adoptará medidas razonables de seguridad administrativas, técnicas y organizacionales para proteger los datos personales bajo su responsabilidad, y exigirá a los terceros receptores estándares adecuados de protección conforme a la normativa aplicable.

3.7. Cambios futuros sobre Encargados

Si en el futuro VCH TRAVEL llegará a vincular Encargados del Tratamiento (p. ej., proveedores tecnológicos, plataformas de CRM, mensajería u otros que traten datos por cuenta de VCH TRAVEL), esta Política se actualizará para informar expresamente, incluyendo el rol, el tipo de tratamiento y las salvaguardas correspondientes.

4. Procedimientos para Ejercer los Derechos de los Usuarios

4.1. Consultas

Cuando el Usuario realice una consulta en torno a los temas tratados en esta política, puede realizarla a través de Correo: info@vchtravel.com. En todo caso, VCH TRAVEL guardará prueba de la consulta presentada y de su respuesta.

Si el Usuario ostenta el derecho, y VCH TRAVEL dará una respuesta a la consulta elevada a más tardar dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida. En el evento en que la solicitud no pueda ser atendida en el anterior término, VCH TRAVEL contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales no es posible atender la misma. Para esto se utilizará el mismo medio que usó el solicitante para presentar la petición. En todo caso la respuesta definitiva no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida.

4.2. Reclamos

Cuando el Usuario realice un reclamo referente a: a) Datos Personales Tratados por VCH TRAVEL que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o b) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de VCH TRAVEL, puede realizarla a través de Correo: info@vchtravel.com. En todo caso, VCH TRAVEL guardará prueba del reclamo presentado y de su respuesta.

Ahora bien, el reclamo deberá ser presentado por el Usuario, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad conforme a las normas internas, y en cumplimiento de lo siguiente:

• Dirigirse a VCH TRAVEL e indicar el nombre y documento de identificación del Usuario.
• Hacer una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la petición elevada (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
• Dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
• Acompañarse por toda la documentación que el reclamante estime pertinente.
• Incluir la Firma.

Antes de dar trámite al reclamo, se hará la verificación del cumplimiento de los anteriores requisitos. En caso de que la información o documentos estuvieran incompletos, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, VCH TRAVEL se comunicará con el reclamante para que subsane la solicitud. Sin embargo, si el reclamante no presenta la documentación o información faltante dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si la persona que ha recibido la reclamación al interior de VCH TRAVEL no es la persona competente, ésta remitirá a la persona competente, e informará de esto al reclamante dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de esta.

Una vez recibido el reclamo de manera completa, se incluirá en la Base de Datos de VCH TRAVEL donde reposen los Datos del Usuario sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Lo anterior deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente al de su recibo. En caso de no ser posible dar respuesta en el término anotado, se informará de esto al Usuario, así como los motivos de la demora. En todo caso la respuesta definitiva no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.3. Eliminación de los datos

Cuando el Usuario elige eliminar la información, en la medida de lo permitido por la ley, conservaremos en nuestros archivos cierta información personal con el objeto de identificar contable y tributariamente los datos de las transacciones realizadas, prevenir el fraude, resolver disputas, investigar conflictos o incidencias, hacer cumplir nuestros términos y condiciones de uso y cumplir con requisitos legales. No obstante, la información alojada no será utilizada para las finalidades aquí previstas, solamente en los términos estrictamente necesarios y definidos anteriormente.

4.4. Requisito de procedibilidad

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

5. Disposiciones finales

Ciertos servicios o productos prestados en la página www.viajeschapinero.com pueden contener condiciones especiales en lo referente a la protección de datos personales, por lo que es necesario que el Usuario valide la información.

5.1. Preguntas o sugerencias

En caso de cualquier duda o inquietud, el Usuario puede comunicarse a través de cualquiera de nuestros canales de contacto expuestas en el apartado de notificaciones.

5.2. Modificación

Se reserva el derecho de modificar la presente política, así como para adaptarla a novedades legales, buenas prácticas de sector, y costumbre. En estos casos, VCH TRAVEL anunciará los cambios efectuados en la página.

6. Jurisdicción aplicable

Los términos y condiciones de uso contenidos en el presente documento se rigen por la ley de Colombia, por los Acuerdos Internacionales que Colombia haya suscrito sobre derechos de datos y transmisión de datos, haciendo aclaración que el sitio web tiene una aplicación territorial únicamente para el estado colombiano.

7. Vigencia

Esta Política fue modificada y publicada en los sitios web el 15 de febrero de 2026 y tiene vigencia a partir de la fecha de publicación. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y para las cuales fueron recolectados.

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